Pomoc — OWP CRM

Krótki podręcznik użytkownika. Wszystko czego potrzebujesz na start w 10 minut czytania.

Ostatnia aktualizacja: 2026-05-17 · MVP · Wersja sprint 3

1. Witaj w OWP CRM

OWP CRM to system, w którym widzisz wszystkie 14 623 firmy z naszej bazy na mapie Polski oraz wszystkie przetargi (BZP, korporacyjne RFQ) jednym kliknięciem. Tu prowadzisz handlowanie cateringiem B2B — od zimnego kontaktu po podpisany kontrakt.

System dzieli się na trzy główne ekrany: Mapa (kogo odwiedzić), Dashboard (co się dzieje w pipeline) oraz EspoCRM (właściwe karty firm, deale, aktywności). Z każdej Mapy/Dashboard wchodzisz bezpośrednio do EspoCRM — to nasz „system głębi”.

Po ludzku: Mapa = „kogo dzisiaj odwiedzić”. Dashboard = „co się dzieje w firmie”. EspoCRM = „pełna kartoteka konkretnego klienta”.

2. Jak zacząć — workflow handlowca (JJ)

Twój dzień zaczyna się od Mapy. Zobaczysz na niej wszystkie firmy w Twoim terytorium (Łódź) plus 230 najgorętszych prospektów (HOT — Tier A). Poniżej krok po kroku.

Krok 1 — Otwórz Mapę

Wejdź na /map. Zobaczysz całą Polskę z pinami w 5 kolorach. Na telefonie też działa — PWA, możesz dodać do ekranu głównego.

Skrót: zakładka „Mapa” w górnym menu.

Krok 2 — Znajdź lokalizację

Masz dwie opcje:

  • Search bar (góra mapy): wpisz adres lub nazwę miasta, np. „Łódź Piotrkowska 100” — mapa się tam przeskoczy.
  • Przycisk 🎯 (prawy dolny róg): kliknij, mapa wycentruje się na Twojej aktualnej lokalizacji. Idealne na mieście — widzisz firmy wokół siebie w promieniu 1-2 km.
Uwaga: przeglądarka zapyta o pozwolenie na lokalizację — kliknij „Zezwól”. To jednorazowe.

Krok 3 — Filtruj Tier A (230 HOT prospektów)

Pod search barem masz chipy filtrów. Kliknij Tier A. Reszta zniknie z mapy — zostanie 230 najlepszych firm: 100+ pracowników, blisko centrum, branże HORECA/biuro.

Po ludzku: Tier A = „te firmy zarobisz najszybciej”. Krzysztof i AO ustalili scoring na bazie 14k firm w 2026-04.

Krok 4 — Kliknij pin → karta firmy

Kliknij dowolny pin na mapie. Z prawej strony wjedzie slide-out karta z danymi firmy:

  • Nazwa, NIP, REGON
  • Adres (klik → otwiera Google Maps z nawigacją)
  • Telefon decydenta (klik → wybiera numer na telefonie)
  • Email decydenta (klik → otwiera klienta poczty)
  • Tier, branża PKD, status w pipeline
  • Link do pełnej karty w EspoCRM

Krok 5 — Dodaj wizytę

Na karcie firmy masz przycisk + Dodaj wizytę. Klikasz → otwiera się formularz w EspoCRM z wstępnie wypełnionym kontem.

MVP (placeholder): W tej wersji przycisk jest jeszcze zatrzymany — otwiera kartę EspoCRM, gdzie ręcznie zakładasz Visit. Pełna geolokalizacja przy check-in (auto-zapis czasu wjazdu) wjedzie w Stage 2.

Krok 6 — 🚗 Buduj trasę objazdówki

Klikasz przycisk 🚗 Buduj trasę w prawym dolnym rogu mapy. Wchodzisz w tryb wyboru:

  1. Wybierz 5-12 pinów klikając na nie kolejno. Każdy wybrany dostanie numer (1, 2, 3…) w kolejności klikania.
  2. Klik „Optymalizuj” — system przeliczy najszybszą kolejność (Mapbox Optimization API). Wyświetli się trasa po drodze z czasem i kilometrażem.
  3. Klik „Zapisz CRoute” — trasa zapisuje się jako encja CRoute w bazie. Możesz wrócić do niej z Dashboard albo wysłać link kierowcy.
Limit MVP: max 12 stopów per trasa (Mapbox API). Jeśli masz więcej firm w dniu — rozbij na 2 trasy.

✅ Podsumowanie typowego dnia JJ

  1. Rano: otwórz /map, filtr Tier A, zobacz HOT prospektów
  2. Wybierz 8-10 firm na dziś (klikając piny)
  3. Optymalizuj trasę → Zapisz CRoute → ruszaj w teren
  4. Przy każdej firmie: + Dodaj wizytę (z notatką po rozmowie)
  5. Wieczorem: dashboard → zobacz ile dziś przemieściłeś w pipeline

3. Jak zacząć — workflow marketing (AO)

Twój widok startowy to Dashboard. Zamiast mapy widzisz tu liczby — ile leadów w każdym statusie, jakie przetargi się pojawiły, ile mailingów się rozesłało.

Krok 1 — Otwórz Dashboard

Wejdź na /dashboard. Zobaczysz 4 sekcje:

  • Lead pipeline — ile firm w każdym statusie (Cold, HOT, Qualified, Won, Lost)
  • Top przetargi by fitScore — 10 najlepiej dopasowanych BZP
  • Recent CRoutes — ostatnie trasy zbudowane przez handlowców
  • Opt-out stats — ile osób kliknęło rezygnację z mailingu

Krok 2 — Sprawdź pipeline Lead by status

W górnej sekcji „Lead by status” widzisz wykres słupkowy:

  • Cold (Tier B/C) — firmy nie tknięte, kandydaci do kampanii cold mail
  • HOT (Tier A) — 230 priorytetów, w pracy JJ
  • Qualified / Proposal / Trial — w procesie, follow-up
  • Won — aktywni klienci, upsell territory
  • Lost — kampanie win-back +90 dni

Klik na słupek → przeniesie Cię na /map z filtrem tego statusu.

Krok 3 — Top przetargi by fitScore

Tabela z 10 przetargami posortowanymi po fitScore (0-100). Im wyższy score, tym lepiej pasujemy do wymagań przetargu (lokalizacja, ilość posiłków, certyfikaty).

Dla każdego widzisz:

  • Nazwa przetargu i zamawiający (np. „Szpital Wojewódzki Łódź”)
  • Źródło: BZP / Biznesportal / korpo RFQ
  • Wartość szacowana (PLN)
  • Deadline składania ofert
  • Status w naszym lejku (Identified / Bidding / Submitted / Won / Lost)

Krok 4 — Wybierz Bidding i otwórz w Espo

Kliknij przetarg, którym chcemy się zająć. Status w tabeli zmień na Bidding. Następnie klik „Otwórz w EspoCRM” — przeniesie Cię do pełnej karty CTender, gdzie:

  • Zobaczysz pełny opis przetargu (PDF, specyfikacja)
  • Załączysz przygotowaną ofertę (PDF)
  • Przypiszesz osobę odpowiedzialną (handlowca senior)
  • Ustawisz przypomnienie na deadline -3 dni

✅ Podsumowanie typowego dnia AO

  1. Rano: dashboard → sprawdź czy fetcher BZP coś nowego znalazł
  2. Top fitScore → wybierz 1-2 do Bidding (z senior salesem)
  3. Monitor lead pipeline: czy Cold→HOT konwersja działa
  4. Sprawdź opt-out stats — czy nie przesadziliśmy z mailingiem
  5. Po południu: kampania mailingowa nowa fala lub raport tygodniowy

4. Mapa — 5 kolorów pinów

Każda firma na mapie ma jeden z 5 kolorów. Pin = jedna firma. Kolor mówi Ci od razu, w jakim jest stanie pipeline, bez konieczności klikania.

KolorStanKto / kiedy
⚫Cold
Tier B/C — firmy nieruszone
W bazie 14k, brak kontaktu. Kandydat do cold mailingu (AO) lub obejścia (JJ kiedy ma czas).
🟡HOT prospect
Tier A — 230 do zdobycia
Priorytet JJ. 100+ pracowników, dobra lokalizacja, branża pasuje. Tu wkładamy najwięcej energii.
🔵W procesie
Rozmowy / tasting / proposal / trial
Aktywny deal. Dokładny etap zobacz na karcie firmy (slide-out) lub w EspoCRM. Wymaga follow-upu.
🟢Aktywny klient
Won — kontrakt podpisany
Dostawy w toku. JJ utrzymuje relację. AO obserwuje upsell (więcej posiłków, więcej dni w tygodniu).
🔴Lost / Opt-out
Win-back +90 d lub RODO opt-out
Lost = ktoś nas odrzucił (powód w karcie). Wrócimy za 90 dni z nową ofertą. Opt-out (RODO) = NIE wolno nam się komunikować — nigdy.

Ważne (RODO): firmy z opt-out (🔴 z odpowiednim oznaczeniem w karcie) są na mapie tylko po to, byś przypadkiem ich nie odwiedził. NIE wolno do nich wysyłać maili, dzwonić w celu sprzedaży, ani zostawiać ulotki. JJ w terenie — pomijasz.

5. Filtry — chip pills

Pod search barem masz pasek z chipami (małe okrągłe przyciski). Możesz klikać kilka naraz — filtry się sumują (AND, nie OR). To znaczy: jak klikniesz „Łódź” + „Tier A” + „HORECA”, zobaczysz firmy które są jednocześnie w Łodzi, są Tier A i są w branży HORECA.

Dostępne grupy filtrów

  • Terytorium
    Łódź (JJ) / Poznań / Warszawa / inne miasta. Domyślnie JJ widzi tylko Łódź — może rozszerzyć w razie potrzeby.
  • Stage (pipeline)
    Cold / First touch / Contact / Qualified / Tasting / Proposal / Negotiation / Trial / Won / Lost / On hold. Pełna lista z docs/PIPELINE.md.
  • Tier
    A (HOT — 230 firm) / B (warto, ale niżej) / C (cold mailing tylko). Scoring ustalany przez AO + KJ.
  • Branża PKD
    Polska Klasyfikacja Działalności — wybierasz np. „Działalność biurowa” albo „HORECA / hotele i restauracje”. Dane wyciągnięte z REGON.

Tip: kliknij chip x Wyczyść (na końcu paska) by zdjąć wszystkie filtry naraz i wrócić do widoku wszystkich 14 623 firm.

6. URL sharing — wyślij widok koledze

Każdy widok mapy (filtry, centrum, zoom) zapisuje się w URL przeglądarki. Po prostu skopiuj adres z paska i wklej na Slacku albo w mailu — kolega zobaczy dokładnie ten sam widok.

Przykłady URL

  • /map?stage=hot&tier=A= wszystkie HOT prospekty Tier A
  • /map?territory=lodz&pkd=horeca= HORECA w Łodzi (np. dla JJ na poniedziałek)
  • /map?stage=lost&winback=90d= lista Lost firm gotowych do win-back (AO kampania)
  • /map?route=cr_abc123= konkretna zapisana trasa CRoute (do wysłania kierowcy)

Po co to wszystko: zamiast wyjaśniać „kliknij filtr X, potem Y, zoom na Z” — wystarczy wkleić link. Oszczędność 5 minut rozmowy razy 10 razy dziennie.

7. CTender — przetargi (lejek 4)

Oprócz głównego lejka B2B catering (firmy → Won), mamy lejek 4 dedykowany przetargom. To osobny proces, bo działają inne reguły gry: publiczna procedura, deadline, jeden zwycięzca.

Statusy CTender (lejek 4)

  1. Identified — przetarg wyłapany przez fetcher BZP, jeszcze niewybraliśmy czy gramy
  2. Bidding — decyzja: gramy. Przygotowujemy ofertę.
  3. Submitted — oferta wysłana, czekamy na rozstrzygnięcie
  4. Won / Lost — wynik. Won → przejmuje ops (kuchnia, kierowcy). Lost → analiza dlaczego (cena? specyfikacja?).

Jak działa fetcher BZP

Codziennie rano (cron 06:00) system łączy się z Biuletynem Zamówień Publicznych (ezamowienia.gov.pl) i pobiera wszystkie nowe przetargi pasujące do słów kluczowych:

  • „usługi cateringowe”
  • „dostawa posiłków”
  • „wyżywienie” (PKD 56.29.20)
  • „żywienie zbiorowe”
  • inne wg konfiguracji w EspoCRM Studio

Każdy nowy przetarg dostaje automatycznie:

  • fitScore (0-100) — algorytm liczy dopasowanie do naszych zdolności: lokalizacja, wielkość zamówienia, deadline realny
  • organizationName i organizationProvince z mapowania ogłoszenia (fix sprint-3: BZP scraper, 2026-05-15)
  • Status początkowy Identified

AO przegląda dashboardową listę Top 10 i decyduje co przesuwamy do Bidding.

Stage 2 (T8+): dojdzie integracja Biznesportal + korporacyjne RFQ przez specjalny inbox emailowy. Na MVP tylko BZP.

8. RODO opt-out — rezygnacja z komunikacji

Każdy email wysyłany przez OWP CRM zawiera w stopce link rezygnacji. Odbiorca może jednym kliknięciem zrezygnować z dalszej komunikacji marketingowej. To wymaganie RODO (art. 21 ust. 2 — prawo sprzeciwu w każdej chwili, bezpłatnie).

Jak działa link opt-out

W stopce każdego maila masz tekst typu:

Jeśli nie chcesz otrzymywać od nas wiadomości, kliknij:
https://crm.obiadwpracy.pl/optout/{leadId}

Link prowadzi na /optout/{leadId} — stronę publiczną (bez logowania), która:

  1. Pokazuje nazwę firmy i pyta o potwierdzenie
  2. Po kliknięciu „Potwierdzam” — ustawia w bazie gdpr_opt_out = true
  3. Zapisuje datę i IP do audit logu
  4. Wyświetla potwierdzenie „Zostałeś usunięty z listy mailingowej”

Konsekwencje opt-out dla pracy

  • Firma na mapie zmienia kolor na 🔴 i dostaje oznaczenie „RODO opt-out — NIE kontaktować”
  • JJ w terenie: nie pukasz, nie zostawiasz ulotek, nie zatrzymujesz się w recepcji
  • AO marketing: system automatycznie wyklucza tę firmę ze wszystkich kampanii mailingowych — nie musisz pamiętać ręcznie
  • Telefonicznie: jeśli sami zadzwonią z prośbą o ofertę — wtedy OK (oni inicjują kontakt). Sami nie wykręcamy ich numeru.

UWAGA prawnie: złamanie opt-out (np. wysłanie kolejnego maila po rezygnacji) to potencjalna skarga do UODO + grzywna. Mamy audit log wszystkich wysyłek — łatwo to wykryć. Po prostu nie rób tego.

9. Pomoc / kontakt

Coś nie działa? Masz pytanie którego nie ma w tej pomocy? Pisz.

CEO + admin
Krzysztof Jedynak (KJ)
kjed93@gmail.com

Strategia, decyzje produktowe, scope MVP, eskalacja.

COO / tech lead
Jakub Królak (JK)

Bug techniczny, integracje, importy danych, deploy. Slack EFCG.

Zanim napiszesz — sprawdź

  1. Odśwież stronę (Cmd/Ctrl + Shift + R) — często to wystarczy
  2. Sprawdź czy masz internet (mapa pobiera dane na żywo)
  3. Zerknij na ten poradnik — może odpowiedź jest tutaj
  4. Jeśli nie ma — opisz co kliknąłeś i co zobaczyłeś. Screen pomaga.

Slack EFCG: kanał #crm-owp — zgłoszenia, pytania, propozycje ulepszeń. Tu też pojawiają się ogłoszenia o nowych funkcjach.